MacのMailで自動返信機能を作成する方法
Macのメールアプリで自動返信メールを設定したいと思ったことはありませんか？自動返信機能を使えば、Macのメールアプリに届いたメールに「不在通知」という自動返信メッセージを自動的に送信できます。これは、オフィスを離れているとき、デスクを離れているとき、あるいは休暇中や単にメールに返信するのが面倒なときなど、しばらくメールを利用できない状況に最適なソリューションです。理由が何であれ、すべての受信メールに、選択したメッセージで自動返信が送信されます。
誰かにメールを送信した直後に、「ただいま外出中です。携帯電話の555-555-5555までご連絡ください」といった返信を受け取った経験があるなら、自動返信メールの仕組みをご存知でしょう。このチュートリアルでは、Macのメールアプリから、まさにそのような自動返信を設定する方法を説明します。
Macのメールアプリで自動返信を設定する方法は、基本的にすべてのバージョンのメールアプリとMac OSで同じように機能するため、バージョンやリリースに関わらず問題ありません。Macのメールアプリにメールアカウントを追加し、メールアプリを開いて実行している限り、自動返信は送信されます。
Mac OSのMailで自動返信メールを作成する方法
私たちは広範囲にわたる包括的な電子メール自動応答機能を作成する予定です。つまり、Mac メール アプリに届くすべての電子メール メッセージに自動返信が即座に送信されるようになります。
- メールアプリをまだ開いていない場合は開きます
- 「メール」メニューをプルダウンし、「設定」を選択します
- 「ルール」タブをクリックします
- 「ルールを追加」をクリック
- 説明を記入し、「休暇自動返信」のようなわかりやすい名前を付けます。
- 「条件が満たされた場合」セクションで、メールの自動返信に適用するルールを選択します。アカウントを設定するか、すべてのメールに適用する場合はドロップダウンメニューのオプションから「すべてのメッセージ」を選択します。
- 「次のアクションを実行」セクションで、ドロップダウンメニューオプションから「メッセージに返信」を選択します。
- 次に「返信メッセージテキスト…」をクリックし、自動返信メールのメッセージを入力し、「OK」をクリックし、もう一度「OK」をクリックしてメールの自動返信を設定します。
- 「OK」をもう一度クリックしてメール自動応答を設定して有効にします
- 現在の受信トレイにあるすべてのメッセージに適用するかどうかを尋ねられたら、 「適用しない」を選択します。「適用しない」を選択しないと、メールの受信トレイにあるすべてのメールにメールが送信されます。
これで、自動返信の自動応答が設定されました。
自分自身に電子メールを送信することで、期待どおりに動作していることを確認できます。これにより、自動応答ルールで設定した自動応答がすぐに受信されるはずです。
必要に応じて、自動返信と自動応答にさらに複雑なルールを設定できます。例えば、特定の送信者、特定のドメインからのメール、特定の人、VIPのみ、特定の日付など、様々な条件で自動返信を適用できます。すべてはあなた次第です。ここでは、すべての受信者からのすべてのメールに共通する自動返信というシンプルなルールを設定しています。
MacのMailで自動返信を無効にする方法
自動返信機能を作成すると、自動的に有効になります。ただし、以下の手順でいつでも自動返信機能を無効にしたり、再度有効にしたりできます。
- Macでメールアプリを開き、「メール」メニューから「環境設定」を選択します。
- 「ルール」に移動し、自動返信（このチュートリアルでは「休暇自動返信」と表示されています）の横にあるチェックボックスをオフにします。
自動応答を無効にしない場合は、Mac のメール アプリが開いていてルールが有効になっている限り、自動応答は有効になって永続的に使用されます。
メールの自動応答が予期せず動作して問題が発生する場合は、メール アプリを終了し、Wi-Fi をオフにしてから、電子メール ルールを無効にするか削除すると役立つことがあります。
必要に応じて、Mac でメール ルールを削除する方法に関するこのチュートリアルを参照してください。このチュートリアルには、ルールを削除する方法と、ルールを手動で無効にする方法も含まれています。
メールの自動返信機能はビジネスでよく使われますが、プライベートメールでも多くの人が利用しています。例えば、席を離れている時に相手にすぐに知らせたい場合や、休暇中で相手が無視されていると勘違いしてメールを送ってきたくない場合、あるいはメールを無視したいので、その旨を自動返信で伝える設定にしたい場合などです。メールにおける自動返信機能の活用方法は様々ですので、想像力を働かせて、自分に合った条件を設定してみてください。
メールの自動返信機能の作成は、Mail for Macのルール機能で利用できる数多くの機能の一つに過ぎません。Mailルールは非常に強力で、iPhoneからMacをリモートスリープさせたり、Mailルールで定義されたMacのスリープ要件を満たす受信メールからMacをスリープさせたりすることができます。また、自動転送、一括アーカイブ、特定のメール送信者への特別なサウンドエフェクト、日付指定によるアクション、特定のルールに該当するメールの自動削除など、Mail for Macのルール機能を使ったメール自動化では、数千ものオプションを設定できます。ぜひルールオプションを試してみてください。興味深い可能性がたくさんあるはずです！
このヒントが気に入った場合は、Mac 用の特に役立つ 8 つのメール トリックのコレクションも気に入っていただけると思います。または、メールのヒントのセクションを参照してください。
役に立ちましたか？他にもMacのメール自動返信機能やメールルールの便利な使い方があれば教えてください。ぜひ下のコメント欄で共有してください！
