メールの生産性を高める3つの簡単なGmailのヒント

Gmailは最も人気のあるメールサービスの一つです。もしあなたがこのウェブベースのメールクライアントをメインのメールアプリとしても使っているなら、生産性向上のための3つの簡単なヒントがきっと役立つはずです。もちろん、誰もが悩まされている1日に100通ものメールの嵐に打ち勝つことはできませんが、受信トレイを様々な方法でより速く、かつ効率的に操作できるようになるので、大きな助けになるでしょう。

1) ドラッグ＆ドロップでクイック添付

作成ウィンドウにドラッグ＆ドロップするだけで、自動的にメールに添付されることをご存知ですか？ウェブベースのGmailクライアントがデスクトップアプリのように、ドラッグ＆ドロップによる添付ファイルに対応しています。このヒントだけで、ファイルの添付がより簡単かつ迅速になり、生産性が向上します。手順は簡単です。

• 新しいメールの作成または既存のメッセージへの返信を開く
• デスクトップまたは Finder から Gmail ブラウザ ウィンドウにファイルをドラッグして添付ファイルを作成します

ファイルが添付ファイルとしてアップロードされると、Gmailの作成ウィンドウに小さな進行状況バーが表示されます。アップロードが完了したら、他のメールと同様に送信してください。添付ファイルのサイズに関する標準ルールが適用されます。

2) Gmailをデフォルトのメールクライアントとして設定する

これにより、Gmailがデフォルトのウェブブラウザで起動し、メールやその他のアプリをメールクライアントとして使用している場合と同様に、メールリンクからアドレスと件名がブラウザに転送されます。設定手順はウェブブラウザによって若干異なりますが、Chromeの場合の手順は以下のとおりです。

• 新しいブラウザウィンドウでChromeを起動します
• キーボード ショートカット Command+Option+J を使用して Chrome Javascript コンソールを開き、次のテキストを貼り付けます。
  navigator.registerProtocolHandler("mailto", "https://mail.google.com/mail/?extsrc=mailto&url=%s","Gmail");
• 確認を受け入れれば完了です

Chrome をメインの Web ブラウザとして使用していない場合は、Opera、Firefox、Safari でも動作させる方法を次に示します。

3) 「iPhoneから送信」署名を追加する

えっ？一体全体、デスクトップのメールにも「iPhoneから送信」という署名が必要なのでしょうか？最初は奇妙に聞こえるかもしれませんが、聞いてください。iPhoneの署名は簡潔さの代名詞であり、モバイル端末で長文の返信を期待する人はいないはずです。つまり、短いメールは失礼な印象を与えたり、不適切に簡潔すぎると思われたりしないということです。つまり、要点を簡潔にまとめた短いメールを送信できるということです。Gmailで署名を追加する方法は次のとおりです。

• Gmailを開き、右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択します。
• 「署名」までスクロールして変更するメールアドレスを選択し、おなじみの「iPhoneから送信」という署名を入力します。
• 下にスクロールして「変更を保存」を選択します。

この最後のヒントがちょっとおかしいと思うなら、1週間試してみて、何段落も続く返信ではなく、一文でササッと返信する自由を自分に与えてみてください。返信やメール作成にかかる時間が大幅に減っていないとしたら、驚きです。ちなみに、iPhoneでこの機能を一度無効にしてしまった方は、ぜひ再度有効にすることを強くお勧めします。

メールの生産性を高めるための、他にも役立つヒントがあれば教えてください！